Dù thiết kế của bạn xuất sắc đến mức độ nào mà bạn không thể
hoàn thành kịp deadline thì nó cũng chỉ là một thất bại. Cho nên, nếu bạn là một
designer, một illustrator hay một người làm việc trong ngành thiết kế-sáng tạo,
làm việc trong một studio, hay in-house hoặc freelance thì đều nên tham khảo những
cách sau đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Và từ đó, thành công sẽ tìm đến
bạn.
1. Biết hệ thống
Bạn cần phải có khả năng phân định thứ tự
ưu tiên cho các việc cần làm. Bên cạnh đó bạn phải phân định rõ ràng thời gian
cho phép mình hoàn thành mỗi việc. Hãy chắc chắn rằng bạn ghi chú tất cả công
việc và thời lượng đó vào lịch làm việc, và hằng ngày trên bàn của bạn nên có
to-do list (danh sách công việc cần làm) để bạn có thể gạch bỏ các hạng mục khi
đã hoàn thành.
2. Trình bày lịch làm việc với khách hàng
Một trong những cách tốt nhất để quản lý thời
gian (mà vẫn làm hài lòng khách hàng) là hãy thẳng thắn về những việc bạn đang
làm, khi nào bạn sẽ có thời gian để bắt đầu công việc của họ, và bạn có thể
dành bao nhiêu thời gian cho project đó. Hãy rõ ràng, thực tế và chân thật với
khách hàng của bạn ngay khi bắt đầu một project.
3. Hãy bám sát thế mạnh của mình
Trong trường hợp bạn được trả với thù lao
khiêm tốn và thời gian hạn hẹp, hãy bám sát thế mạnh trong thiết kế của mình.
Hãy đơn giản hóa và tránh các bước mày mò, thử nghiệm phức tạp. Một trong những
việc mất thời gian nhiều nhất là thử nghiệm một phong cách, một ý tưởng mới. Và
đó phải là những project mà bạn được cho phép dư dả thù lao và thời gian.
4. Đừng để khách hàng làm mất thời gian của bạn
Khách hàng có thể rất “đòi hỏi”. Nhưng nếu
bạn thấy rằng mình đang dành thời gian để trả lời những thắc mắc, yêu cầu vớ vẩn
của khách hàng hơn là để làm việc thì bạn hãy cho họ biết (theo một cách lịch sự)
rằng những email và điện thoại của họ đang trở nên “không hiệu quả”.
Bạn có thể cân nhắc thỏa thuận với khách
hàng về việc việc trao đổi thông tin cho công việc vào những ngày nhất định.
5. Lập kế hoạch
Mỗi người chúng ta đều có mục tiêu khác
nhau. Vì vậy, nếu bạn muốn tối đa hóa hiệu quả công việc của mình, hãy thử lập
kế hoạch ngắn (ngày) và dài (tuần và tháng). Hoạch định mục tiêu và deadline
cho những mục tiêu đó giúp bạn có thể tập trung hơn. Nhưng hãy nhớ rằng sẽ có
những việc không theo như ý muốn của bạn, vì vậy bạn cần nên linh động một
chút.
6. “Trộn” các công việc
Đa dạng hóa các công việc hàng ngày giúp bạn
có thể “nhảy” qua lại giữa các project khi chán hoặc “bí” ý tưởng. Nếu bạn chỉ
làm cùng công việc cả ngày và hàng ngày, bạn sẽ nhanh chóng mệt mỏi và hiệu suất
công việc do đó cũng giảm. Càng nhiều style và càng nhiều công cụ bạn có thể
làm trong ngày thì càng tốt. Nó sẽ giúp bạn phấn khởi và có hứng thú với những
gì mình làm.
7. Quan tâm đến những lĩnh vực khác
Hãy dành một chút thời gian mỗi tháng để nắm
bắt thông tin của những lĩnh vực ngoài chuyên ngành thiết kế của bạn như:
thương mại, tài chính, mạng lưới quan hệ xã hội và tự quảng bá. Việc này sẽ
không mang lại trực tiếp cho bạn đồng nào, nhưng nó lại vô cùng quan trọng để
giúp bạn thành công mà bạn phải lưu ý đưa vào lịch làm việc của mình.
8. Tự động hóa việc thanh toán
Nếu bạn là một freelancer, điều đó có nghĩa
là bạn sẽ mất nhiều thời gian để theo đuổi các đợt thanh toán của khách hàng. Nếu
được, bạn hãy tự động hóa hệ thống thanh toán, xuất hóa đơn (Zoho Online
Invoicing có thể là một gợi ý cho bạn). Hệ thống tự động này sẽ giúp bạn gửi
email nhắc nhở khách hàng thanh toán trong đó kèm theo các link thanh toán tự động.
9. Đừng sống mãi trong thế giới công việc
Nếu là một freelancer, bạn hãy phân biệt rõ
ràng đâu là công việc còn đâu là cuộc sống cá nhân. Hãy dành thời gian cho những
hoạt động xã hội bên ngoài ngay cả khi lượng công việc của bạn quá nhiều.